Ontdek hoe Managed Print Services (MPS) uw bedrijf verder helpt

printing services

Printen is belangrijk voor de meeste bedrijven, maar er zijn verschillen in de aanpak van drukwerk in elk bedrijf. De aanpak die u kiest, is van invloed op de kosten en de efficiëntie. Elk van deze variabelen beïnvloedt op zijn beurt de toekomstige ROI, productiviteit en workflow.

Het kiezen van een printoplossing die aansluit bij de behoeften van uw organisatie en de werkvereisten van uw werknemers is niet alleen belangrijk voor de productiviteit, maar ook voor het bedrijfsresultaat.

Managed Print Services is een programma dat wordt aangeboden door print serviceproviders die alle aspecten van de afdrukapparatuur van uw bedrijf beheert, waaronder printers, scanners, faxmachines en kopieerapparaten.  

Een Managed Print Services oplossing behelst veel meer dan een printer aanschaffen zonder service. In de meeste gevallen zijn Managed Print Services (MPS) de ideale oplossing voor bedrijven die regelmatig printwerk verrichten en een uitgebreidere printomgeving hebben. Hieronder volgt een uitgebreide definitie van Gartner:

Managed print services (MPS) are services offered by an external provider to optimize or manage a company’s document output. The main components provided are needs assessment, selective or general replacement of hardware, and the service, parts and supplies needed to operate the new and/or existing hardware (including existing third-party equipment if this is required by the customer). The provider also tracks how the printer, fax, copier and MFP fleet is being used, the problems, and the user’s satisfaction.

Bron: Gartner

Bovendien biedt Managed Print Services tastbare voordelen voor bedrijven. Ontdek hoe een MPS-oplossing uw bedrijf verder kan helpen:

  1. Analyseer uw afdrukbehoeften

    Hoewel uw IT-afdeling uw printerpark kan analyseren, is dit wel het beste gebruik van hun tijd? Een dienstverlener op het gebied van printmanagement heeft expertise in het analyseren van printerparken van elke omvang. Een MPS-leverancier beschikt ook over deskundige kennis van technieken voor printerparkconsolidatie om ervoor te zorgen dat uw bedrijf de juiste apparatuur gebruikt tegen een betaalbare prijs. Bij de analyse wordt gekeken naar alle aspecten van de afdrukbehoeften van uw bedrijf, waaronder scannen, afdrukken, kopiëren en faxen.

  2. Vermindering van het aantal ‘lokale’ printers

    Een van de eerste dingen om te beoordelen is de behoefte aan en het gebruik van lokale printers. Zij zijn over het algemeen inefficiënt en duurder dan algemeen wordt aangenomen. Deze printers dienen slechts één gebruiker en maken zelden verbinding met een netwerk, waardoor ze in de meeste bedrijfsomgevingen inefficiënt zijn. Bovendien vereisen zij vaak unieke cartridges, die duurder zijn en problemen opleveren met de aanschaf en het bijhouden van de voorraad.

  3. Optimalisatie van de Lay-out van de printer

    Door afdrukapparatuur op een gemakkelijke en toegankelijke locatie te plaatsen voor het juiste aantal medewerkers, kunt u de workflow verbeteren en het gebruik van uw apparatuur maximaliseren. Gemakkelijke toegang tot deze apparatuur is van vitaal belang voor de efficiëntie van uw werknemers. Veel te vaak wordt tijd besteed aan het rondlopen door het gebouw of naar een andere verdieping op zoek naar geprinte documenten. Dit vermindert het vermogen van uw werknemers om hun werk effectief te doen.

  4. Vervanging van Inefficiënte apparaten

    Xerox Managed Print Services (MPS) kunnen u helpen te bepalen welke machines inefficiënt zijn en deze vervangen door efficiëntere apparaten. MPS-providers zijn bekwame professionals die weten welke afdrukapparatuur het beste past bij uw bedrijfsbehoeften en budget. Zij zullen rekening houden met factoren zoals uw printgeschiedenis en uw bedrijfsdoelstellingen.

  5. Automatisering van de bevoorrading

    U hoeft geen tonercartridges meer te bestellen door het afnemen van een MPS-oplossing. Deze software kan uw apparaten bewaken en de levering van toner automatiseren op basis van wanneer de toner op is. Houd uw personeel productief door een einde te maken aan de downtime van apparatuur als gevolg dat de supplies niet op voorraad zijn.

  6. Budgeteer uw printkosten

    Met MPS kunt u uw kosten consolideren, tegen maandelijkse kosten. Door met een MPS-leverancier te werken, voorkomt u onverwachte onderhoudskosten of onverwachte afdrukkosten.

  7. Uw personeel opleiden met de nieuwste technologie

    IT-afdelingen richten zich vaak op hun normale taken. Het opleiden van werknemers en het oplossen van hun afdrukproblemen is niet hun eerste prioriteit en verdwijnt meestal naar de achtergrond. Een leverancier van Managed Print Services kan helpen bij de opleiding van werknemers en ondersteuning bieden bij het afdrukken.

  8. Afdrukken op afstand

    Met mobiel printen kunnen uw medewerkers vanaf elke locatie met elk apparaat op afstand printen. Dit kan veel verbeteringen voor uw bedrijf opleveren. Een werknemer hoeft bijvoorbeeld niet naar kantoor te komen om belangrijke documenten af te drukken, en andere werknemers hoeven geen kostbare tijd te verspillen aan het vinden van een document dat voor die werknemer kan worden afgedrukt.

  9. De afdrukbeveiliging verbeteren

    In uw bedrijf kan het belangrijk zijn de toegang tot documenten en afdrukapparatuur te controleren, om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie uitlekt. Er zijn oplossingen die de kwetsbaarheid vermindert door een beschermingslaag toe te voegen voor uw bestanden en andere persoonlijk identificeerbare informatie. Zo kunnen pasjes/codes/mobiele toestellen door medewerkers worden gebruikt om printopdrachten te ontgrendelen, zodat vertrouwelijke documenten uit de uitvoerladen worden gehouden en niemand ze kan zien of meenemen.

Afdrukbeheer draait om samenwerking

Managed Print Services oplossingen zijn er in vele varianten en kunnen worden afgestemd op de behoeften van uw bedrijf. Het is een complete printoplossing die uw IT-personeel in staat stelt zich op andere prioriteiten te richten, de kosten te verlagen, de productiviteit te verhogen en de efficiëntie van uw printomgeving in het algemeen te verbeteren. MPS-oplossingen verminderen zelfs de werklast van uw IT-afdeling en verhogen hiermee de efficiëntie ervan. Ten slotte zijn MPS-oplossingen een partnerschap dat een bedrijf beter in staat stelt zijn printomgeving doeltreffender te beheren. Neem contact op met Xerox Business Center Utrecht voor meer informatie over wat MPS voor uw bedrijf kan betekenen.

💬 Hulp nodig?