Document Management

Met een document management is het vastleggen van documenten eenvoudig. Scan, classificeer en valideer verkooporders, facturen, contracten etc. Met gebruik van een mobiel apparaat, pc, of Xerox MFP. Maak gebruik van automatische, op de cloud gebaseerde OCR in alle talen, scheidingsvellen met barcode, geïntegreerd bekijken en indexeren, database-integratie en drag en drop van meerdere bestanden om papieren documenten gemakkelijk te kunnen digitaliseren, sorteren en opslaan.

  • Wat is een document management systeem?

    Documentbeheer is een systeem of proces dat wordt gebruikt om elektronische documenten zoals PDF's, tekstbestanden en digitale afbeeldingen van papieren inhoud vast te leggen, bij te houden en op te slaan.

    Documentbeheer kan u tijd en geld besparen. Het biedt documentbeveiliging, toegangscontrole, gecentraliseerde opslag, audittrails en geoptimaliseerd zoeken en ophalen.

  • Voordelen document management systeem

    Minder papier, meer functionaliteit Documentbeheer is gegroeid uit gedigitaliseerd papier met beveiliging, auditing en meer.
    Verhoogde opslagcapaciteit De opslagcapaciteit van de server is groter dan een fysieke archiefkast of magazijn.
    Algemene kenmerken Systemen variëren in bereik, maar delen gemeenschappelijke kenmerken zoals indexering, versiebeheer en meer.

  • Waarom is document management belangrijk?

    Papieropslag kan aanzienlijke fysieke ruimte vereisen. Een documentbeheerplatform kan ongelijksoortige documenten integreren voor meer controle, toegang en procesefficiëntie. Het biedt voordelen op het gebied van het ophalen van informatie, beveiliging, beheer en lagere operationele kosten. Bovendien wordt goed documentbeheer een wettelijke verplichting.

  • Gebruiksvriendelijk: Eenvoudige installatie en configuratie, cloudlevering op SaaS-basis en een gebruiksvriendelijke, intuïtieve interface betekenen dat toepassing van DocuShare Flex dagen en niet maanden in beslag neemt en dat weinig tot geen training of IT-ondersteuning nodig is. Altijd en overal toegang tot content en gebruik van een volledige-tekst-zoekmachine om bestanden in slechts enkele seconden te vinden.

  • Mobiel: De werkplek van nu is mobiel – u neemt uw werk met u mee. Met de DocuShare Flex app kunt u inloggen op documenten, naar documenten zoeken en ze bekijken, downloaden, uploaden en delen, mobiel vastleggen en gemakkelijk taken zoals documentgoedkeuringen voltooien. Met de app kunnen cruciale bedrijfsactiviteiten doorgaan, waar u ook bent.

  • Veilig: Xerox volgt de beste praktijk van de industrie op het gebied van cloudbeveiliging, inclusief versleutelde gebruikersauthenticatie, geplande back-ups, externe opslag en sitereplicatie. Administrateurs kunnen rechten en toestemmingen beheren – wie heeft toegang tot documenten, mag documenten schrijven en inzien, wie mag geautomatiseerde gegevens archiveren, herzieningen en vernietiging mogelijk maken; en wie kan gebruik maken van controlesporen qua rapportage en beveiliging.

  • Schaalbaar: DocuShare Flex groeit met uw bedrijf mee, schaalt mee met veranderingen in gebruikersaantallen, opslagruimte en procesvereisten. Daarnaast kunt u gelijktijdige gebruikerslicenties kiezen – een aantrekkelijke optie als uw organisatie een beperkt aantal gebruikers heeft dat regelmatig gebruik van Flex maakt.

Voordelen document management 

  • Snellere toegang tot informatie
  • Veilige opslag van documenten
  • Lagere milieubelasting
  • Eenvoudige koppelmogelijkheden met ERP/CRM/HRM of financiële pakketten
DMS
adobe pro

Kofax Power PDF

Meer dan 98% van de zakelijke online documenten zijn in pdf-format en die zijn niet altijd gemakkelijk te bewerken. Met Kofax Power PDF kunt u snel en eenvoudig PDF-bestanden maken, converteren, bewerken, ondertekenen en delen. Deze krachtige en intuïtieve desktop tool is ontworpen om de productiviteit van uw medewerkers te optimaliseren. Vraag hier uw gratis proefperiode van 30 dagen aan.

Neem contact op

Wilt u weten hoe XBC Utrecht ook uw organisatie kan helpen met document management oplossing? Wilt u een en demo inplannen of meer informatie ontvangen?
Als u onderstaand contactformulier invult nemen we snel contact met u op.